DiamVAT

Prüfen statt schätzen

DiamVAT fragt die USt-IdNr. Ihres EU-Geschäftspartners über die amtliche Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern nach § 18e Nr. 1 UStG ab – einfach oder qualifiziert. Das Ergebnis kommt in Sekunden, im Klartext und mit dem amtlichen Anfragezeitpunkt, nicht mit der Uhrzeit Ihres Geräts. Deutsche Nummern beantwortet das Bundeszentralamt nicht; die laufen über VIES bei der EU-Kommission und tragen sichtbar den Vermerk „Gültig – VIES-Bestätigung (nicht amtlich)“.

• Qualifizierte Bestätigung: Firmenname und Anschrift werden Feld für Feld beurteilt – stimmt überein, weicht ab, wurde nicht angefragt oder vom Mitgliedstaat nicht mitgeteilt.
• Genau dieser Abgleich ist der übliche Nachweis kaufmännischer Sorgfalt beim Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG – DiamVAT zeigt ihn nicht nur an, sondern schreibt ihn vollständig in den PDF-Nachweis.
• Ein abgebrochener oder technisch gescheiterter Versuch landet niemals als „ungültig“ im Nachweis: Jeder Fehlschlag bekommt einen eigenen Statuscode (offline, abgebrochen, Netz- oder Serverfehler).
• Nummer aus Text einfügen oder vom Rechnungsfoto ablesen – die Texterkennung läuft vollständig auf dem Gerät, das Bild wird nirgends gespeichert.

Der Nachweis, der beim Finanzamt zählt

Zu jeder Prüfung entsteht ein PDF-Protokoll mit allem, was ein Prüfer sehen will: eigene und geprüfte USt-IdNr., amtlicher Prüfzeitpunkt, Prüfart, Ergebnis, technischer Statuscode und Anfrage-ID. Für Massenprüfungen gibt es den mehrseitigen Sammelbericht – mit einem eigenen Abschnitt für jede Zeile, die gar nicht angefragt wurde, samt Begründung im Klartext. So geht die Rechnung auf: importiert = dokumentiert + nicht geprüft.

• Das Prüfarchiv ist nach Status filterbar und nach Nummer, Firmenname und Referenz durchsuchbar; ein Tipp öffnet den gespeicherten Einzelnachweis.
• Export als PDF-Sammelbericht und als CSV zum Abgleich mit der Buchhaltung.
• Die App löscht nie von selbst und kennt kein automatisches Ausmisten alter Prüfungen (§ 147 AO, § 14b UStG) – Löschen bleibt ausdrücklich Ihre Entscheidung.
• Die Prüfprotokolle sind archivierbar. Revisionssicher im engeren Sinne sind allein die Übermittlungsprotokolle, die auch ein „Alle lokalen Daten löschen“ überstehen.

Hunderte auf einmal

Übergeben Sie den Export aus Ihrer Buchhaltung als CSV-, Text- oder Excel-Datei: DiamVAT erkennt die Spalten und schlägt die Zuordnung vor – automatisch importiert wird nichts, Sie bestätigen die Vorschau. Anschließend läuft die Prüfung Zeile für Zeile, bewusst eine Anfrage nach der anderen statt parallel, weil parallele Anfragen über Mobilfunk im Feldtest falsche „ungültig“-Antworten lieferten.

• Jedes „ungültig“ wird automatisch ein zweites Mal geprüft, bevor es im Nachweis stehen bleibt.
• Der Fortschritt ist sichtbar, jede Zeile trägt ihr eigenes Ergebnis.
• Zeilen, die nicht angefragt wurden, verschwinden nicht: Sie stehen mit Begründung im Bericht.

Mit den Länderregeln des § 18a UStG

Meldezeilen erfassen oder aus dem Import übernehmen – DiamVAT kennt die Regeln: Deutsche Nummern gehören nicht in die ZM, Drittlands-Nummern auch nicht, Nordirland (XI) nur für Warenlieferungen. Unzulässige Zeilen werden nie gelöscht, sondern sichtbar als „nicht melden“ gekennzeichnet und lassen sich jederzeit zurückholen. Am Ende steht die CSV im ELSTER-Importformat.

• Das Jahresraster zeigt die Quartale mit ihren drei Monaten daneben und darunter das Kalenderjahr; die seltenen Zweimonats-Nachmeldungen blenden Sie bei Bedarf ein – zusammen alle 21 amtlichen Meldezeiträume.
• Was Sie abgeben dürfen, ist antippbar; was noch läuft, trägt eine Uhr; was noch nicht begonnen hat, ein Schloss und beim Antippen den Grund.
• Die Frist – der 25. Tag nach Ablauf des Zeitraums – steht daneben, samt dem Hinweis, dass eine Dauerfristverlängerung für die ZM gerade nicht gilt.
• Erstmeldung und berichtigte Meldung, Monatsmeldung nach § 18a Abs. 1 Satz 2 mit Kopplungsprüfung und die 50.000-Euro-Grenze sind abgebildet.

Nach amtlichem Vordruck USt 1 A

Die Voranmeldung folgt dem amtlichen Vordruck mit allen 50 Kennzahlen in elf Abschnitten – jede mit ihrer amtlichen Nummer und einer Erklärung. Die Steuer rechnet DiamVAT selbst: Unter jeder Bemessungsgrundlage steht sofort der Steuerbetrag, oben immer die verbleibende Vorauszahlung, mit aufklappbarem Rechenweg. Auf Wunsch sehen Sie die ausgefüllte Anmeldung jederzeit als dreiseitiges Formular-PDF.

• Geprüft wird schon beim Tippen: Passt die Steuer zum Steuersatz? Fehlt zur Steuer die Bemessungsgrundlage? Ist ein Betrag negativ, der amtlich vorzeichenlos sein muss?
• Bei innergemeinschaftlichen Erwerben und §-13b-Leistungen schlägt die App die korrespondierende Vorsteuer vor – als Vorschlag, den Sie überschreiben können; danach fasst die Automatik Ihre Eingabe nie wieder an.
• Für jeden Jahrgang gilt, was dort amtlich vorgesehen ist – etwa Kennzahl 23 bis 2025 und Kennzahl 500 ab 2026.

Am Mac zu ELSTER – im Testbetrieb

Die Mac-App bindet die amtliche ERiC-Schnittstelle der Steuerverwaltung ein (Fassung 44.2.4.0). Die eingebaute Prüfung beanstandet Ihre Meldung wortgleich so, wie es später der Annahmeserver täte, ohne jeden Netzkontakt. Wichtig und ehrlich: Die Übermittlung erfolgt in dieser Fassung ausschließlich als Testübermittlung an den Testzugang der Steuerverwaltung – eine Abgabe mit steuerlicher Wirkung ist bewusst nicht möglich. Alle vier Meldungsarten wurden auf diesem Weg tatsächlich an den Testzugang übermittelt und dort angenommen.

• Vor dem Versand liest die App die tatsächlich gesendete Zeichenkette gegen und verlangt ein Bestätigungswort.
• Das ELSTER-Zertifikat (.pfx) wird beim Hinterlegen auf Echtheit und PIN geprüft, Inhaber und Gültigkeit werden angezeigt. Die PIN bleibt gerätelokal hinter Face ID oder Touch ID; die Zertifikatsdatei selbst wandert bewusst über den iCloud-Schlüsselbund.
• Jede angenommene Übermittlung legt ein Protokoll ab: Sendedatum, Empfänger, Zeitraum, Zertifikat, Hersteller-Kennnummer, Transferticket, die Werte aus dem gesendeten XML und die Serverantwort – als PDF, und es überlebt das Löschen des Entwurfs ebenso wie „Alle lokalen Daten löschen“.
• Die rechtlichen Hinweise der Finanzverwaltung – das Schreiben zu den Artikeln 12 bis 14 DSGVO, der wörtliche Datenschutzhinweis, der Hinweis auf lokal bleibende Protokolldateien und die Empfehlung zur Datensicherung – werden vor der ersten Nutzung angezeigt und bestätigt, mit Datum und Dokumentversion, und bleiben jederzeit abrufbar.
• Bei der Wirtschafts-Identifikationsnummer trennt die App das fünfstellige Unterscheidungsmerkmal automatisch ab, weil die amtlichen Felder nur DE und neun Ziffern annehmen.

Mehrere Unternehmen, ein Überblick

Legen Sie beliebig viele Unternehmen an, jedes mit eigener USt-IdNr., Steuernummer, Rechtsform, Kurznamen und Notizen. Das aktive Unternehmen bestimmt, was die App zeigt – Prüfverlauf, Importe, ZM-Zeilen, Voranmeldungen und Erklärungen gehören immer zu ihm. Gewechselt wird oben im Dashboard oder in der Seitenleiste.

• Das Dashboard ist die erste Ansicht: sieben Kennzahl-Kacheln, Schnellaktionen, offene Hinweise, die letzten Prüfungen und Importe sowie der Stand der ZM. „Amtlich geprüft“ zählt dabei bewusst ohne die VIES-Auskünfte.
• Die Kacheln entstehen über Zählabfragen – der Aufbau bleibt gleich schnell, ob 500 oder 5.000 Datensätze im Archiv liegen.
• Sie tippen die Steuernummer so ein, wie sie auf dem Bescheid steht; DiamVAT rechnet sie in das 13-stellige ELSTER-Format um – bestätigt für alle 16 Bundesländer. Zusätzlich nennt die App das Finanzamt aus dem amtlichen Verzeichnis mit 746 Ämtern.
• Dieselbe USt-IdNr. bei zwei Unternehmen meldet die App als Fehler und sperrt die Übermittlung: Zwei Unternehmen können nicht unter einer USt-IdNr. melden.